Wenn man als Unternehmer oder Mitarbeiter einfach so in seinem Büro wichtige Daten offen herum liegen lässt, der handelt grob fahrlässig. Am besten ist es, wenn man während der Bearbeitung in einem geschlossenen Raum ist und bei einer Abwesenheit, wie zum Beispiel einen Toilettengang, den Raum einfach abschließt. So können keine unbefugten Dritten und das Büro gelangen. Was viele unterschätzen ist auch, dass manche Mitarbeiter desselben Betriebes als eine unbefugte Dritte Person gelten. Es kann also nicht einfach der Hausmeister eines Unternehmens Einsicht in sehr sensible Daten von Kunden bekommen.
Hier muss definiert werden, wer ganz genau Zugriff auf welche Daten bekommt. Nicht jeder Hans und Franz eines Unternehmens kann also einfach so in ein Büro gehen. Auch hier müssen Berechtigungen erteilt werden. Darüber hinaus sind nicht nur einfach Büroräume davon betroffen. Auch Server-Räume, die einen Rückschluss auf Kunden Orte und weitere sensible Daten zulassen, müssen durch einen abschließbaren Raum und nur mit einem versierten und extra eingestellten Personal ausgestattet werden. Auch hier müssen im Vorfeld wasserdichte Datenschutzerklärungen von den Mitarbeitern selbst unterschrieben werden, um rein rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Geschieht dies nicht, so ist auch hier ein Handeln von unbefugten Dritten erfolgt und dies kann im späteren Verlauf sehr teuer werden. Je nach Ausgang und Schwere des Datentechnischen Vergehens kann sogar eine Freiheitsstrafe auf alle Beteiligten zukommen. Somit sollte die neue Datenschutz Grundverordnung in keinem Fall einfach so abgetan und ignoriert werden. Ein rechtzeitiges Handeln kann den Schaden also in jedem Fall minimieren oder optimal vorbeugen.
