Mit einem Betriebsfest wollen Unternehmen Mitarbeitern etwas Besonderes bieten. Hoch im Kurs stehen Betriebsausflüge mit einem vielseitigen Veranstaltungsprogramm und Übernachtung. Doch zieht der Fiskus für Betriebsveranstaltungen strenge Grenzen. Zweimal jährlich dürfen Firmen pro Mitarbeiter bis zu 110 Euro brutto steuer- und sozialabgabenfrei ausgeben. Dieser Betrag ist bei ausgedehnten Betriebsausflügen schnell ausgeschöpft. Unternehmen können den Betriebsausflug auch mit einer Bildungsmaßnahme kombinieren, sagt dazu die Wirtschaftskanzlei WWS in Mönchengladbach. So können Firmen die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten erweitern.
Neue gesetzliche Vorgaben schränken den bisherigen Spielraum ein. „Seit Anfang 2015 wird der steuer- und abgabenfreie Höchstbetrag bei Betriebsevents wesentlich schneller erreicht als bisher“, betont Torsten Lambertz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der WWS. Durch das Zollkodex-Anpassungsgesetzt wird aus der ehemaligen Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter ein Freibetrag. Mit der begrifflichen Änderung gehen weitreichende Konsequenzen einher. Nun gelten nur noch die Kosten über dem Freibetrag als steuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn. Doch müssen entgegen der Ansicht des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 94/10; Az. VI R 7/11) fortan alle Aufwendungen auf die Teilnehmer umgelegt werden. Dazu zählen etwa die Kosten für den äußeren Rahmen wie die Saalmiete und das Honorar für den Veranstalter. Ausgenommen sind interne Kosten wie etwa Lohnkosten für die Eventorganisation in Eigenregie. Zudem schreibt das Gesetz vor, dass der auf Begleitpersonen entfallende Anteil an den Gesamtkosten dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist.
Alternative Gestaltungsmodelle für Betriebsfeiern gewinnen an Bedeutung. Denkbar ist, den Ausflug um eine betrieblich notwendige Fortbildung zu ergänzen. In Frage kommen dafür Seminare, die fachliche oder soziale Kompetenzen vermitteln. Dies können etwa Sprach- und IT-Kurse oder Maßnahmen zur Teamentwicklung sein. Steuerlich handelt es sich dabei um so genannte „gemischte Veranstaltungen.“ Die Konsequenz: Gemeinsame Kosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten lassen sich teilweise auf die Fortbildung umlegen. Dies ermöglicht Firmen einen größeren finanziellen Puffer für die Betriebsveranstaltung innerhalb des erlaubten Freibetrags.